Flere og flere offentlige og private virksomheder modtager i dag – og må forventes i stigende grad fremtidigt – en venlig henvendelse fra deres leverandør af de it-systemer, som ofte er en helt afgørende og fuldt integreret del af deres forretning. Henvendelsen går på, at man gerne vil have lov til at besøge virksomheden og undersøge, om man nu også benytter softwaren i overensstemmelse med de aftaler, som man har indgået herom. Der er ikke noget mærkeligt eller forkert i, at en licensgiver gerne vil undersøge, om licenstageren nu også overholder licensreglerne, hvori omfanget af den brugsret til softwaren er beskrevet. I stort set alle tilfælde sker henvendelsen således med fuld hjemmel i de eksisterende aftaler.

Hvad der imidlertid ofte starter i en helt venskabelig tone, kan hurtigt nå op i et meget ubehageligt leje, når det konstateres, hvilket desværre er hovedreglen, at virksomheden i ofte meget omfattende grad er underlicenseret. Ved underlicensering – altså at virksomheden benytter softwaren i større omfang end tilladt – må licenstagerne ofte med meget udførlige regler om, hvilken ekstrabetaling, der herved udløses. Og der kan ofte være tale om beløb, der i hvert fald set fra virksomhedens synsvinkel, står i et skærende misforhold til værdien af de øgede brugsrettigheder, som opnås ved at bringe underlicenseringen til ophør.

De etiske aspekter af de ofte asymmetriske licensvilkår om software licence compliance og hvad den stigende tendens til at udnytte disse er udtryk for, er ikke til behandling her. Dette indlæg har blot til formål at gøre licenstagerne, altså de virksomheder, der modtager en henvendelse om en software licence compliance audit opmærksomme på visse rimelige forholdsregler, som virksomheden bør tage. Og der er ofte tale om meget store beløb, som udgør forskellen på, hvorvidt en virksomhed har forberedt sig i forbindelse med en software licence compliance audit, eller ej.

De fleste licensaftaler for store softwareløsninger er meget komplekse og består af en helt række dokumenter, alt fra rammeaftaler, bilag til disse, og licensaftaler og bilag til disse. Det første, som man bør foretage sig som virksomhed, når man modtager en henvendelse om gennemførelse af en software licence compliance audit, er naturligvis at danne sig et overblik over de licensvilkår, som den pågældende software er licenseret under. Dette kan ofte være besværligt og omfattende. Man kommer ikke udenom, at man er særdeles dårlig forberedt, hvis man ikke på forhånd har sat sig ind i, hvorvidt der er adgang til en sådan software licence compliance, under hvilke procedurer, og at  man naturligvis har dannet sig et overblik over, om ens faktuelle anvendelse af softwaren er i overensstemmelse med den formulering af omfanget af brugsretten, som findes i licensbetingelserne.

I mange af livets forhold vælger vi som privatpersoner og som virksomheder blot at skrive under på lange aftaler i tillid til, at den anden part opfører sig anstændigt, og at man ikke underlægges urimelige aftalevilkår. Derfor er realiteten nok den, at mange virksomheder slet ikke har læst licensvilkårene ordentligt igennem fra starten, hvilket også har været en ganske rationel beslutning på det pågældende tidspunkt. Det er imidlertid uforsvarligt, når risikoen for et krav er væsentligt forhøjet i forbindelse med en henvendelse fra licensgiveren, ikke at sætte sig ordentlig ind i licensvilkårene.

For det andet må det som altovervejende hovedregel tilrådes, at man ikke indvilliger i at lade foretage en ”uvildig” revision af ens anvendelse af den omhandlede software af det firma, som i henhold til licensvilkårene ofte vil blive udpeget. Ikke fordi, at det pågældende firma ikke er i stand til på objektiv basis at foretage denne revision. Der er her ofte tale om kompetente og erfarne revisionsfirmaer, hvis objektivitet og seriøsitet ikke kan betvivles.

Problemet er imidlertid, at hvis den uvildige gennemgang en gang er foretaget, så klapper fælden. Hvis der her konstateres underlicensering, hvilket erfaringsmæssigt vil være den altovervejende hovedregel, så ruller lavinen. Herefter vil diskussionen ofte være begrænset til, hvilke priser underlicenseringen skal berigtiges, og det vil ofte ikke rykke afgørende på kravet for softwareleverandøren.

Hvis man derimod selv internt får foretaget en revision, altså før den uvildige revision, jf. foroven, kan man nå i mange tilfælde fuldt ud at sikre, at man får rettet op på de forhold, der eventuelt kunne medføre, at man var underlicenseret. Der er naturligvis ofte tilfælde, hvor underlicenseringen skyldes bevidst ”snyd” fra virksomhedernes side. Men i langt flere tilfælde skyldes underlicenseringen ganske enkelt misforståelser eller manglende viden om faktisk anvendelse fra virksomhedens side. Det er disse forhold, der kan bringes i orden i forlængelse af en intern software compliance licence audit.

De to råd er således, når man får en henvendelse fra softwareleverandøren eller dets repræsentanter om en software licence compliance audit, at man for det første sørger for at sætte sig ind i de pågældende licensregler, og for det andet sørger for at få foretaget en intern licensgennemgang.

Flere råd om, hvorledes man bør agere, når licenspolitiet banker findes i dette indlæg i Computerworld med min medpartner hos Bender von Haller Dragsted, advokat Kasper Heine.